レセプト業務を外注するメリットについて解説します

開業医としてクリニックを運営していく立場になり、医師としてよい医療を提供することはもちろん重要ですが、経営者として自院の経営を見ることも非常に大切です。

クリニックの人事でよく問題にあがるのが、看護師や医療事務の急な離職やスキルや経験をもった方の採用の難しさです。
とりわけ医療事務に目を移してみると、他職種に比べて比較的安価な人件費で雇われているケースが散見されますが、医療事務は診療報酬請求や外来会計、受付、電話対応業務などクリニック運営において多岐にわたる業務を行っています。

その中でも診療報酬請求業務や日々のカルテチェック、外来会計等は専門性が高く、誰にでもできる業務ではありません。またクリニックにおける保険診療の売上を適切に上げるために必須な業務であり、経営へのインパクトも大きいものだと考えています。

そこで弊社では、急な離職にも耐えられる体制づくりや医療事務未経験の方への教育をスムーズに行えるようにするため、その専門性の高い医療事務のスキル・ノウハウをクリニックに蓄積・活用することを目的とした遠隔レセプト業務代行サービス（メディサポ）を立ち上げました。

こちらでは、レセプト業務を外注するメリットや必要性についてご説明します。

レセプト業務とは

医療事務の仕事を大きく分けると【受付業務】【会計業務】【レセプト業務】です。

受付業務は、患者さんから診察券や保険証を預かったり、保険証の確認、新患登録、電話対応などを行います。会計業務は、診察後にカルテ入力または記載された診療内容に沿って診療報酬点数を計算し、患者さんに診療費の請求をします。

ここでお話したいのがレセプト業務についてです。医療事務の仕事の中でも専門性の高い業務になります。

レセプト業務とは文字通り、レセプト（診療報酬明細書）を作成し、点検から提出までを行う業務のことです。

その中でも最も重要な業務であるレセプト点検業務は、レセプトの病名と診療行為、処方内容などに整合性があるかを確認し、不備がないかをチェックをする作業です。不備があった場合は医師に確認し、必要があれば修正を行います。

もし不備に気づくことができず、審査支払機関に請求してしまった場合は、査定されてしまい診療報酬点数が減点となり、医療機関の収入に影響が出てしまいます。

医療機関の報酬を大きく左右する重要な業務となるため、知識や経験値がないと未経験者にはとても難しい業務になります。そのため、レセプト業務ができる医療事務の人員確保に頭を抱える医療機関も少なくありません。

なぜ外注をする必要があるのか？メリットは？

レセプト業務に困っているクリニックの特徴

レセプト業務を外注する必要性をご説明いたします。先述の通り、レセプト業務は、不備があれば売上が減収してしまうため、医療事務業務の中でも重要な業務です。
では、まず、どのようなクリニックがレセプト業務を外注するとメリットがあるのでしょうか。

【レセプト業務のスキルを持つ特定の医療事務に業務が偏っているクリニック】

レセプトの点検ができるスキルのある医療事務がいらっしゃるクリニックでは、毎月10日までに提出することが求められるため、月末月初に先生や医療事務がこの作業を行っています。1日あたりの診療件数が多くても毎月10日という締切は変わらないため、月末分のレセプトも10日までに作成から提出までを行う必要があります。

そのため、スキルを持つ特定の医療事務に業務が偏ることから残業等の対応が求められ、負荷が高くなっています。また業務負荷が高まることで、点検ミスによる査定率の増加などの可能性もあります。

このようなクリニックでは、業務負荷から将来的にその医療事務が離職してしまうリスクもあります。ですので、属人化を是正することで業務負荷をできるだけ分散することが重要です。

【医師がレセプト業務を行っているクリニック（≒レセプト業務のスキルを持つ人材が不足しているクリニック）】

次にレセプト業務のスキルを持つ人材が不足しているクリニックの場合、医師がレセプト業務のすべてを行っているケースがあります。病名が正しいか、行った処置行為を算定に含められているか、初診か再診かなど診療内容に深くかかわるため、基本的に医師の判断がレセプト業務には必須ですが、作成～点検、提出まで全てを医師が行う必要はありません。

医療事務でも作業を手伝える箇所は多く存在します。ですので、レセプト業務に割く時間を、診療や経営など医師・院長にしか出来ない業務にシフトさせることが重要です。

【急な離職が発生したクリニック】

最後に、スキルを持つ医療事務が急に離職してしまったクリニックです。離職率や頻度はクリニックによるとは思いますが、ライフステージの変化等、やむを得ない事情により医療事務が離職するケースは良くお聞きします。

その急な離職により、特定の医療事務への業務負荷がさらに高くなることや、そもそもスキル人材がいなくなってしまうこともあり得るため、離職の悪循環がさらに引き起こされる可能性もあります。

採用活動を強化すること以外に、●●さんしかできない業務があるといった属人化を是正するなどの教育・業務分担など、日頃から組織体制を整えておくことが重要です。

上記クリニックの課題は、「スキルを持つ医療事務の属人化の是正・業務負荷低減」、「教育体系づくりに工数が割けない」、「医師ならではの業務へ工数シフト」です。

なぜレセプト業務が属人化するのか

本節では、なぜレセプト業務は属人化しやすいのかをご説明いたします。それは以下の理由により、レセプト業務のスキルが流動的だからだと考えられます。

• 診療報酬改定が2年に1度あること
• 診療科目それぞれで専門的であり、特定科目、特定地域でのレセプト経験者の母数が少ないこと
• クリニックの所属する地区によって査定やルールなどが同じでない場合があることなど

ですので、個々のクリニックごとでスキルやノウハウを体系化し、それを順次更新していく必要がありますが、日々の診療で忙しい中、教育体系を作る、マニュアルを作るといったバックヤード業務は後回しにされがちです。そのため、特定の人に属人化してしまうのだと考えています。

レセプト業務を外注するメリット

属人化によって特定の医療事務の業務負荷の増加、離職リスクの高まり、教育マニュアルづくりまで手が回らないなど様々な問題が生じます。
ですので、これら問題を解決する手段として採用することはもちろんですが、採用は急に募集したとしても良い方が採用できるタイミングは読みづらいものです。そこで、採用は走らせながらも外注の検討余地はあります。

レセプト業務は受付や患者さん対応などと違い、リアルタイムで業務を行う必要がないことや、人柄やマインドセットなどの採用の不確定要素の影響を受けにくい業務でもあり、外注しやすい業務であると言えます。

レセプト業務を代行する企業は、当然査定率も低く、ノウハウやスキルを持ち合わせています。
そのノウハウやスキルをクリニックに蓄積していき、業務の作業としての外注目的以外に、教育体系づくりの一助としても活用してはいかがでしょうか。

レセプト業務を外注するメリットをまとめると以下です。ぜひご参考ください。

• 特定の医療事務の業務負荷を低減できる（結果、離職率にも寄与できる可能性がある）
• 返戻・査定率が低減できる
• 残業代が低減できる
• 医師が行っている場合、診療等の医師にしか出来ないことへシフトできる
• 急な離職にも耐えられる組織体制づくりができる
• 外注先企業のノウハウやスキルを蓄積することで教育体系の土台をつくることができる

まとめ

本記事では、レセプト業務を外注するメリットや必要性について記載致しました。

特定の医療事務に業務が偏っているクリニック、医師がレセプト業務を行っているクリニック、医療事務の急な離職があったクリニックの課題として、「スキルを持つ医療事務の属人化の是正・業務負荷低減」、「教育体系づくりに工数が割けない」、「医師ならではの業務へ工数シフト」が挙げられます。

この課題の本質は業務の属人化にあると筆者は考えています。

クリニック規模の拡大とともに潤沢な採用ができれば上記課題も徐々に解決できると思いますが、その過渡期において、レセプト業務の外注は時間づくり、スキル・ノウハウの体系づくりのためにも検討の余地はあるのではないでしょうか。

レセプト業務を外注するメリットをまとめると以下です。ぜひご参考ください。

• 特定の医療事務の業務負荷を低減できる（結果、離職率にも寄与できる可能性がある）
• 返戻・査定率が低減できる
• 残業代が低減できる
• 医師が行っている場合、診療等の医師にしか出来ないことへシフトできる
• 急な離職にも耐えられる組織体制づくりができる
• 外注先企業のノウハウやスキルを蓄積することで教育体系の土台をつくることができる

最後に、弊社では15年以上、加算・算定漏れの確認や傷病名の確認、返戻/査定業務を実施してきた医療事務さんが在籍しています。

単純な加算・算定漏れを指摘するサービスとしてだけではなく、クリニックに知識やノウハウを蓄積することに重きを置いた遠隔レセプト代行サービス（メディサポ）を提供しております。

是非一度、お問い合わせください！宜しくお願い致します。

弊社ではレセプトや日々のカルテや加算・算定をチェックする医療事務の業務支援も行なっています。

ぜひ一度お問合せください。