レセプト業務を外注する目的とは？スタッフ教育（院内で完結）と外注の方向性について解説

開業医としてクリニックを運営していく立場になり、医師としてよい医療を提供することはもちろん重要ですが、経営者として自院の経営を見ることも非常に大切です。

クリニックの人事でよく問題にあがるのが、看護師や医療事務の急な離職やスキルや経験をもった方の採用の難しさです。

とりわけ医療事務に目を移してみると、他職種に比べて比較的安価な人件費で雇われているケースが散見されますが、医療事務は診療報酬請求や外来会計、受付、電話対応業務などクリニック運営において多岐にわたる業務を行っています。

その中でも診療報酬請求業務や日々のカルテチェック、外来会計等は専門性が高く、誰にでもできる業務ではありません。またクリニックにおける保険診療の売上を適切に上げるために必須な業務であり、経営へのインパクトも大きいものだと考えています。

そこで弊社では、急な離職にも耐えられる体制づくりや医療事務未経験の方への教育をスムーズに行えるようにするため、その専門性の高い医療事務のスキル・ノウハウをクリニックに蓄積・活用することを目的とした遠隔レセプト業務代行サービス（メディサポ）を立ち上げました。

こちらでは、レセプト業務の代行（外注）を依頼する目的や今後院内のスタッフで実施するのか、外注で割り切るのか、そのメリット/デメリットについてご説明します。

医療事務のレセプト業務とは？

医療事務の仕事を大きく分けると【受付業務】【会計業務】【レセプト業務】です。

受付業務は、患者さんから診察券や保険証を預かったり、保険証の確認、新患登録、電話対応などを行います。会計業務は、診察後にカルテ入力または記載された診療内容に沿って診療報酬点数を計算し、患者さんに診療費の請求をします。

とりわけ医療事務の仕事の中でも専門性が高いと言われているのが、レセプト業務です。

レセプト業務とは文字通り、レセプト（診療報酬明細書）を作成し、点検から提出までを行う業務のことです。

レセプト業務の流れを知りたい方はこちらの記事を参照ください

レセプト業務って何をするの？専門性が高いレセプト業務の流れを解説

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レセプト業務代行サービス -メディサポ-

レセプト代行サービスとは？

レセプト代行サービスとは、専門性の高いレセプト業務を外部の代行業者に委託することで、医療事務や医師の業務を分散し、効率化を図るサービスのことです。

レセプト業務を外部の代行業者に委託することで、査定による収益減を防ぐことはもちろん、医師や医療事務の残業を減らすことに寄与し、離職を防ぐ意味合いもあります。

また、レセプト業務の中には、医師の先生方の病名登録の手間や時間もあります。確定病名や疑い病名など患者さんを診察しながら登録するのは基本的には難しく、診療後や休診日に時間を割く必要があります。1ヶ月に2,000件を超えるレセプトがある場合など、病名登録だけでも非常に多くの工数が割かれているのではないでしょうか。

弊社でも日々のカルテチェックの中で、病名登録の支援も行っていますが、代行業者の中には病名登録を支援するサービスもあると思います。院内に病名登録を補助してくれる医療事務がいない場合、活用してみるのも良いでしょう。

レセプト代行サービスの流れについての詳細はこちらの記事を参照ください。

レセプト代行とは？レセプト業務を外注するメリットやレセプト代行のサービスの流れについて解説！

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レセプト業務代行サービス -メディサポ-

レセプト業務の代行（外注）の必要性やメリット

まず、レセプト業務に困っているクリニックの特徴は以下のようなクリニックだと筆者は考えています。

・レセプト業務のスキルを持つ特定の医療事務に業務が偏っているクリニック

・医師がレセプト業務を行っているクリニック（≒レセプト業務のスキルを持つ医療事務が不足しているクリニック）

・医療事務に急な離職が発生したクリニック

これらクリニックが持つ課題は主に以下のようにまとめられます。

「スキルを持つ医療事務の属人化による業務集中・負荷増大」、

「そもそものレセプト業務の負荷を減らしたい」、

「教育体系づくりに工数が割けない」、

「医師ならではの業務へ工数シフトができない」

この課題を解決する一つの手段がレセプト代行サービスの活用です。

そのレセプト業務を代行（外注）するメリットは、まとめると以下です。

• 特定の医療事務の業務負荷を低減できる（結果、離職率にも寄与できる可能性がある）
• 返戻・査定率が低減できる
• 残業代が低減できる
• 医師が行っている場合、診療等の医師にしか出来ないことへシフトできる
• 急な離職にも耐えられる組織体制づくりができる
• 外注先企業のノウハウやスキルを蓄積することで教育体系の土台をつくることができる

レセプト業務はリアルタイムで業務を行う必要が少なく、業務を行う人の人柄・マインドセットなどに左右されにくいため、外注がしやすい業務であり、比較的試しやすいサービスであると言えます。

レセプト業務の外注するメリットについての詳細はこちらの記事をご確認ください。

レセプト代行とは？レセプト業務を外注するメリットやレセプト代行のサービスの流れについて解説！

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レセプト業務代行サービス -メディサポ-

レセプト業務を外注する目的とは？

では、レセプト業務の代行（外注）を依頼する目的として、

今後院内のスタッフで完結させるのか、外注で割り切っていくのか、そのスタンスについて、メリット/デメリットを整理し、ご説明したいと思います。

①スタッフを育成し院内スタッフでの完結させる方針

まずは、現在在籍している医療事務スタッフで対応するという方向性です。

レセプト業務に精通しているスタッフを中心に、レセプト業務を定常的に院内で完結させるというスタンスです。このようなクリニックが一番多いと思いますが、この場合の最大のリスクは精通しているスタッフの離職です。

そのため、離職が起きないようにスタッフをマネジメントすることが肝要です。

マネジメント面で気をつけることは、特定のスタッフに業務負荷が偏らないようにすることはもちろん、離職が起きても大丈夫なように属人化を是正しておくこと、つまり他のスタッフへレセプト業務を教育していく（層を厚くする）ことが重要になります。

ただ、教育と一口に言っても、レセプト業務は症例が多岐にわたるため、経験をさせてレベルを高めることが非常に難しく時間がかかります。また、多岐にわたることから、フローチャートのようなマニュアル化も難しく、診療報酬改定などで一度作ったマニュアルも適時更新する必要があります。ですので、レセプト業務の教育には相応の時間と手間がかかります。

離職は100％は防げません。せっかく育てたスタッフが辞めてしまったという話はよく聞きますが、層が厚いとそのような事態にも対処できますので日頃からの教育マネジメントが最重要であると筆者は考えています。誰でもレセプト業務ができるようになることを目指すことが院内完結させる肝ではないでしょうか。

②外注で割り切る方針

次に、中規模以上のクリニックでは、レセプト業務のような外注しやすい業務については外注する方針のクリニックも昨今増えております。

理由は様々ですが、「急な離職に対応する必要がない」、「スタッフ教育に割く時間、手間を減らしたい」、「特定の医療事務に依存しており気遣いが大変」「医師が行う業務を減らしたい」などマネジメントに割く手間や労力、気遣い等を減らしたいというお声をよく聞きます。

本来的に言うと、院内のスタッフで会計⇒病名登録⇒レセプト作成⇒点検⇒請求の一連の流れを完結させるべきですが、前項でも述べたように離職が最大のリスクです。

その解決策として外注を依頼するということです。

外注は契約している限り離職という概念はありませんし、基本的には教育のようなマネジメントをする必要がありません。ですので、外注費用がそれに見合うのかという論点だけが残ります。

外注費用の妥当性については以下の記事で考察していますが、単純な人件費や工数削減の見積もりだけでは割に合わないことが多いと思います。

自院で行った場合と外注の場合で割に合うかどうかは、査定率の低減度合いや算定漏れに気づける割合、上記のマネジメントの手間削減などの算出しにくい効果に依存していると言えます。

費用について考察している記事は以下をご確認ください。

レセプト業務を外注（代行依頼）するために必要な費用について解説

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レセプト業務代行サービス -メディサポ-

レセプト業務を院内スタッフで完結 vs 外注　におけるメリットとデメリット

最後に、上記のメリット/デメリットを整理しておきます。

	①院内スタッフで完結する方針	②外注で割り切る方針
メリット	・かかる費用は人件費のみ・レセプト以外の業務もフレキシブルに依頼できる	・離職の概念がない・業務負荷低減による離職率低減・残業代の抑制・査定率の低減・算定漏れ確認ができる
デメリット	・離職したときに他のスタッフの業務負荷が高まる・スタッフのモチベーションなどマネジメントに手間や精神的な労力、時間がかかる	・費用がかかる。医療事務スタッフの人件費削減だけだと割に合わない

一概にどちらの方針が良いということは言えないですが、①を目指すために②外注を行う、良いスタッフが採用できるまでは②外注を行うなど、暫定的な目標もあると思います。

一つ言えることは、外注費用はそのまま医療事務の人件費と置き換えて考えると割に合いません。スタッフのマネジメント、具体的には教育やモチベーション管理、離職防止など先生の精神的な労力も含めた様々な定性的な効果も含めて決めることをおすすめします。

そもそも返戻や査定率が高い場合はレセプト点検の外注・業務委託も試してみる

レセプト業務の外注の目的や方針などについて述べてきましたが、査定がそもそも多い場合、査定率を下げる施策は重要です。

日々の業務が忙しい中でレセプトの精度を上げることはなかなか難しく、医療事務の負荷が高まり離職のリスクも高めることになります。そのため、査定率が気になる先生はレセプト点検業務を一度外注してみることも検討されてはいかがでしょうか。

もちろん、レセプト点検はクリニック内のスタッフで完結することが望ましいと思いますが、クリニック内のスタッフは他のクリニックの状況を見たことがないかもしれないですし、自身が気づけない加算漏れや病名整理の仕方などを自身で気づくことは困難です。

そういった理由からレセプト点検を外注や業務委託しているクリニックも多くあります。

医療事務のマネジメントの一環として3ヶ月だけでも試してみて、気づいていない漏れや点検方法自体をチェックしてもらうことは有効だと思います。

そこで1つでも加算漏れに気づければ、その後はその算定は将来にわたってとることができるため、十分なメリットがあると思います。自院のメンテナンスの意味合いで外注・業務委託を検討してもよいのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事ではレセプト業務の代行（外注）を依頼する目的や今後院内のスタッフで実施するのか、外注で割り切るのか、そのメリット/デメリットについて述べて来ました。

レセプト業務を代行（外注）するメリットは以下だと考えています。

• 特定の医療事務の業務負荷を低減できる（結果、離職率にも寄与できる可能性がある）
• 返戻・査定率が低減できる
• 残業代が低減できる
• 医師が行っている場合、診療等の医師にしか出来ないことへシフトできる
• 急な離職にも耐えられる組織体制づくりができる
• 外注先企業のノウハウやスキルを蓄積することで教育体系の土台をつくることができる

このメリットを踏まえ、外注を依頼する目的として、①スタッフを育成し院内スタッフで完結させる方針、②外注で割り切る方針と両極端な2つの方針を示しました。

一概にどちらの方針が良いということは言えないですが、①を目指すために②外注を行う、良いスタッフが採用できるまでは②外注を行うなど、暫定的な目標もあると思います。

一つ言えることは、外注費用はそのまま医療事務の人件費と置き換えて考えると割に合いません。スタッフのマネジメント、具体的には教育やモチベーション管理、離職防止など先生の精神的な労力も含めた様々な定性的な効果も含めて決めることをおすすめします。

最後に、弊社ではレセプトや日々のカルテや加算・算定をチェックする医療事務の業務支援も行なっています。

15年以上、加算・算定漏れの確認や傷病名の確認、返戻/査定業務を実施してきた医療事務さんが在籍しており、単純な加算・算定漏れを指摘するサービスとしてだけではなく、クリニックに知識やノウハウを蓄積することに重きを置いた遠隔レセプト代行サービス（メディサポ）を提供しております。

是非一度、お問い合わせください！宜しくお願い致します。