電子カルテデータを活用したクリニックの経営判断…「ダッシュボード」徹底解説

「クリニック向けダッシュボード」は、電子カルテデータ等を活用して診療を見える化し、クリニックの経営判断を支援するツールです。

クリニックでは経営判断が必要な場面が多いですが、ダッシュボードを活用することで、必要な情報をすぐ確認することができます。また、そういった情報を確認するために院長・事務長がデータを分析するといった業務を効率化できます。これにより、意思決定のコストを下げられるといったメリットがあります。

本記事では、「ダッシュボードとは何か」を説明し、その活用事例までご紹介します。

クリニック経営業務は多岐にわたっている

クリニックでの業務としては、診療以外にも、集患戦略や人事労務、院内オペレーション、システム選定など、多岐にわたります。

クリニックの院長は、これらの業務で、それぞれ意思決定をしていく必要があります。

院長に求められる意思決定

クリニックで意思決定が必要な場面の例として、以下のようなものがあります。

• 集患
  「定期的に来られていた生活習慣病の患者さんが、来院されていない」と感じるケースが多くなった。何か手を打つべきか？
• Web・システム
  クリニックのサイトは見られているが、実は予約に繋がっていなさそう。何かを変更するべきか。
• 人事労務
  非常勤医師は複数人いるが、忙しい時間に患者さんをたくさん見てくれている医師と、そうでない医師がいそう。給与は変更すべきか？

それぞれの場面で、皆さんならどのような判断をするでしょうか。そのために何を確認するでしょうか。

実際、このような場面では
・他の人にも意見を仰ぐ
・その上で自分の肌感覚を頼りにする
といった、定性的な判断をされる場合が多いように思います。

もちろんこの判断が適切である場合も一定あります。
一方、これらの判断の積み重ねがクリニックの経営に直結するため、クリニックを成功させる上ではそれぞれの判断での打率を上げる必要があります。

この判断の打率をあげるためには、判断の根拠の”質”、つまりデータ（事実）に基づいた定量的な判断が重要となってきます。

クリニックの意思決定でよくある悩み

とはいえ「データに基づいた判断をしていこう」と考えた場合も、様々な悩みが出てきます。

よくある悩みは「時間に関する悩み」と「時間があっても解決しない悩み」に大別できます。それぞれの具体例は以下です。

1. 時間に関する悩み：エクセル作業が煩雑
   経営状況を確認するために電子カルテのデータを毎月分析している。この作業が重要である事は理解しているが、月に1度、結局トータル6時間ほどこの対応に時間を取られ、本当にやるべき事が進められていない。
2. 時間以外の悩み：非常勤医師のインセンティブ設計の検討ができない
   非常勤医師の働くモチベーションのために、診療した患者数や処置件数、また患者満足度に応じてインセンティブを付与しよう、というアイデアはある。一方、どのデータを用いて、またそれをどうデータ加工して結果を出したらよいかがわからないため、諦めている。

上記の悩みに対して、

• エクセル作業が煩雑、という悩みについては、作業を自動化できるツールがあれば解決ができそうです。
• インセンティブ設計の検討ができないという悩みについては、まずデータの有無にて問題を切り分けます。具体的には、診療患者数や処置件数は電子カルテにデータがあるが、患者満足度はアンケートをとっていないためデータがない、と切り分けを行います。その上で、量と質のうち少なくとも量の把握は必要、ということで、電子カルテから医師ごとの患者数・処置件数を出せれば、問題はある程度クリアできそうです。

つまり、データ分析作業を自動化すること、また必要な観点を簡易に確認できることで、よくある悩みを解決することができます。

こういった、クリニックでよくある悩みを解決できるツールとして、クリニック向け経営ダッシュボードがあります。

クリニック向け経営ダッシュボードとは

ダッシュボードとは、必要な情報を一元管理し、見える化したものになります。

とりわけクリニック向けの経営ダッシュボードは、必要な情報を、クリニックの患者情報・診療情報が詰まっている「電子カルテ」等から抽出するのが特徴になります。

経営ダッシュボードで実現できること

経営ダッシュボードを利用することで、データに基づいた判断や、実際の行動に繋げることができるようになります。具体的な例を以下に挙げます。

• 集患：慢性疾患患者が最近来ていない気がするが、手を打つべき？
  ⇒患者さんへの再来院促し：慢性疾患の患者さんのうち「来なくなってしまった患者さんリスト」を抽出し、通院の呼びかけを実施できます。
• Web・システム：HPは見られているが予約に繋がっていないため対策するべき？
  ⇒Web予約の離脱改善：クリニックサイトのページのうち「Web予約に繋がっていないページ」を特定し、どのページから優先的に対策すべきかを決定できます。
• 人事労務：非常勤医師の給与は妥当？
  ⇒非常勤医師のパフォーマンス改善：非常勤医師とほかの医師で、勤務時間内における「パフォーマンス（処置内容、診療件数）」を比較し、給与のインセンティブ設計に反映できます。

このように、ダッシュボードの結果を確認することで、データ（事実）に基づいた定量的な判断が可能となります。

メディカルボードについて

当社（株式会社パドルシップ）はクリニックの経営支援を行っている会社ですが、クリニック事務長が当社を立ち上げた経緯から、前段で挙げたような「現場ならでは課題」の解決が求められていることを痛感し、これを解決できるツールを展開したいという想いがありました。その一環で、クリニック向け経営ダッシュボードであるメディカルボードを開発しました。

メディカルボードは、単なる「データを可視化する」ツールではなく、クリニックの「課題を見つけるためのツール」であることが特徴です。

具体的には、「このデータはこういうグラフにすると結果が見やすい」といったデータ分析目線だけでなく、「こういうユースケースではこういう観点でデータを確認すると示唆を得られる」という課題解決目線で設計されているツールになります。

メディカルボードの効果

メディカルボードを利用することによる効果を以下に挙げます。

• 現場の「これがしたい」を可能にする：
  現場の課題を解決するためにはどの観点でデータを確認するべきか、の議論を重ねて開発をしました。現場発の製品だからこそ、現場の「これがしたい」を実現できます。
• 自動で『毎日』結果が更新される：
  自動で毎日結果が更新されるため、「昨日の患者数は過去で一番多かった？」など、最新の情報を、気になったタイミングで確認することができます。

クリニックでの活用事例

最後に、実際にクリニックでどういった活用をしているか事例を挙げます。

• ポスティング対象エリア・患者層を把握する：
  患者さんを獲得できていないエリア・患者層を可視化しました。例えば、「隣町5丁目の30代、40代が来ていない」と把握できたことで、健診等、意図した患者さんに届く内容の広告を適切なエリアに打つことができ、クリニックの集患に繋げることができました。
• 振り返りによるモチベーションの向上：
  開業初期で患者さんが来てくれるか不安もありましたが、毎日患者数を振り返ることができ、安心して診療に向かうことができました。
• スタッフのシフト調整：
  曜日ごと・時間帯ごとの患者数を確認し、肌感として持っていたクリニックの繁忙/閑散をデータでも把握できました。これに応じてスタッフのシフトを適切に設計でき、人件費を適正化できました。
• やるべき業務への専念：
  今まではクリニックの意思決定をするために、やるべき業務が多い中、都度Excel等で分析していました。ダッシュボードにていつも行っていた分析業務を自動化できることで、やるべき業務へリソースを集中させられました。

まとめ

クリニックでは経営判断が必要な場面が多いですが、ダッシュボードを活用することで、必要な情報をすぐ確認でき、そのためのデータ処理コストを下げられるといったメリットがあります。

我々としては、特に院長やスタッフの「診療に割くべき貴重なリソースをデータ分析に取られている」という現状を打破することで、医療業界全体のレベルアップに少しでも寄与できればと考えております。

メディカルボードは、ローコストで現場の悩みを解決できる機能が利用できます。少しでもご興味をお持ちであれば、ぜひご相談・お問合せください。