煩雑な「Excelでのクリニック経営分析」を効率化する方法

開業医としてクリニックを運営していく立場になり、医師としてよい医療を提供することはもちろん大切ですが、経営者として自院の経営を分析し、改善することを蔑ろにはできません。

しかし、経営分析といっても、何をどのように実施すればよいのか、分からないことも多いかと思います。

そこで、クリニック事務長を経験した筆者が、効率的に経営分析を行うために「ダッシュボード」と呼ばれる経営の可視化ツールを開発しました。

実際に当該クリニックにも導入したことで、種々データを用いて、「経営改善の議論がしやすくなったこと」や「分析するためのデータの前処理時間を削減できたこと」など様々な効果が得られました。

ぜひ皆様のクリニックでも活用できたら、という想いでこの記事を執筆しましたのでご参考ください。

クリニックの経営分析とは

経営分析とは、一体何か、どのようなことをするのか、ということを最初にお話しておきます。

経営分析というのは、「自院の経営状況をデータを用いて分析し、課題を抽出することで経営の改善に役立てること」です。目的は飽くまでも”改善"であり、分析し、現状を把握することをゴールにしてしまわないように注意しましょう。

経営分析の目的である”経営の改善”を達成するために、PDCA（Plan（計画）→Do（実行）→Check（測定・評価）→Action（対策・改善））を効率的に回します。

※注：現状の把握→課題の抽出　の為には、データを”可視化”すべきと考えているため、”可視化”を表記しています。

例：・患者さんの住所をマッピングすることで、来院数が少ない地域を特定
　　・人気があるアルバイト医師だったが、診察数が少ないことが判明
　　・金曜日の患者さんの数が多いという先入観があったが、実は他の曜日と大差なく、看護師のシフトを決める際に金曜を2名体制から1名体制にした

以降は下記のように定義し、記載致します。

①現状の経営状況を把握し分析することで自院の課題を抽出すること　＝　経営分析
②対策を実行し、その効果測定まで行うこと　＝　経営改善

クリニックにおけるデータ分析

集患や新しい診療内容の立ち上げ、診療報酬改定への対応、採用、人事・労務など、、業務の幅が多岐にわたっている事務長さんも多いのではないでしょうか。

多岐にわたる業務の中に、クリニックの経営を分析する業務があります。電子カルテ内の情報や問診票、院内の業務改善やその他の外部情報を調査をし、取りまとめて院長や経営層に打診をしながら経営改善を進めていくことが求められています。

その中でもとりわけ筆者が煩雑かつ、面倒だと思った作業が電子カルテ内のデータの収集、前処理部分です。

電子カルテはその名の通り、診療行為やカルテを電子化して受付や会計を含めた日々の診療をスムーズに行うためのツールと理解しております。そのため、経営改善のためのデータ分析ツールとしてカスタマイズされているわけではありません。

ですので、経営改善のために分析をしようと思った場合、往々にして自院の見たい切り口でデータを閲覧できるようにカスタマイズする必要があります。

データ分析例

自院の見たい切り口は様々あると思いますが、記の例に沿ってどのような分析作業が発生するかを記載します

　①患者さんの住所をマッピングすることで、来院数が少ない地域を特定
　②人気があるアルバイト医師だったが、診察数が少ないことが判明
　③金曜日の患者さんの数が多いという先入観があったが、実は他の曜日と大差なく、看護師のシフトを決める際に金曜を2名体制から1名体制にした

①集患のためのエリア分析

電子カルテ内には患者さんの住所情報があります。

日々の診療の中で、患者さんがどこから来院しているのか把握されている先生もいらっしゃるとは思いますが、「遠くから来ている、近場から来ている」など感覚的にはわかるものの、改めてデータとして整理してみると見え方が異なります。

例えば、このバス通りを隔てて向こう側からは来ていないなど詳細を確認するにはマッピングが必要です。

分析作業としては、エクセルでは限界があるものの、住所情報と患者さんの情報をエクセルにまとめておき、GoogleMapを活用するなどしてマッピングすることで可視化ができます。

また、近隣の人口データや傷病率のデータは統計情報として公開されているため、

（年代別の近隣の人口）×（年代別の傷病率）

この計算によって、近隣の外来患者さんの総計として、現在の自院のシェアを簡易的に把握することができます。

またその結果から、患者さんの年代別にシェアが低いところを把握し、年代に応じた内容のチラシを配るなど自院を認知させる手段を講じることも可能です。

②非常勤医師のパフォーマンス分析

電子カルテ内には、「誰が診療したか」の医師別のカルテ情報があります。

非常勤医師を雇用しているクリニックも多いと思いますが、非常勤の方の給与設定に迷われている先生も多いと思います。

一概に多くの患者さんを診れる先生が良いというわけでは決してないですが、クリニックの経営面では人件費の費用対効果という見方もあります。

診療の質は電子カルテの情報からデータとして読み解くことは難しいですが、少なくとも診療の量は把握することが可能です。つまり、医師別に、どんな患者さんを、何件、どのような処置をしたか、売上はいくらだったのか、その実績を把握しておくことは非常勤医師のパフォーマンス管理として重要です。

分析作業としては、医師別に売上、患者数、疾患名、処置を紐づけて1日あたり、あるいは月あたりのパフォーマンスをモニタリングするということです。

また、1診療あたりの時間の概算や、再診の継続率などを把握しておくことで、診療の質面を推察することもできるかもしれません。それらデータを論拠にインセンティブ型の給与体系にするか、固定給にするのかなど給与体系の検討の可能性は拡がります。

③曜日・時間帯別の繁忙/閑散分析

電子カルテ内には患者さんの来院日時の情報があります。

来院の込み具合は日々の診療の中で把握されていると思いますが、昼夜の時間帯にどのような年代の患者さんが来院されているのか、曜日別で見るとどの曜日が混んでいるのかを可視化しておくことで、頭で把握している感覚と正しいかを確認することができます。

分析作業としては、診療時間の情報と患者さんの年代、人数を紐づけておき、可視化するということです。

木曜の午後は相対的に閑散だと思っていたが、金曜の午後も同水準だったというような新たな気づきも得られるかもしれません。繁忙/閑散の把握に関して言えば、スタッフのシフトを組む際の参考にできます。

まとめ

上記の①～③の分析はいわゆるレセプトデータにはない情報（時間や診療担当医、住所など）です。

レセプトデータを分析できるツールは世の中的にもあるものの、レセプトにはないデータを分析することによる示唆も重要なものが多くあります。是非ご参考頂ければ幸いです。

ダッシュボードサービスのご案内

最後に、筆者はクリニックの事務長業務を経験し、様々な経営指標を分析してきました。

データが散らばっていたり、意図したまとめ方がすぐにわからないなど様々な分析業務の非効率さを味わってきました。

そこで経営分析をしようにも、まず何からしたらいいかわからない方、データの前処理が面倒だと感じる方に対し、経営分析が簡易的にできるツール、メディカルボードを開発しました。

今後も使い方を開発しより良いツールにバージョンアップしていく予定ですが、少なくとも皆様の、電子カルテやレセコンのデータをエクセルにまとめたり、どのように可視化するのかを考える時間を削減したいと思い本ツールを開発しました。

是非一度使ってみてください！お問い合わせお待ち申し上げます。