クリニック経営において「経営分析」が必要な理由とは
この記事の著者：新井貴博
開業医としてクリニックを運営していく立場になり、医師としてよい医療を提供することはもちろん重要ですが、経営者として自院の経営をしっかり分析していくことも非常に大切です。
とはいえ、経営分析の経験がなければ、何をどのように分析すればよいか、わからないことも多いと思います。
そこで、そのような開業医の先生方にむけて、クリニックの事務長を経験した筆者が、効率的に経営分析を行うためにダッシュボードと呼ばれる経営の可視化ツールを開発しました。
実際に当該クリニックにも導入したことで種々データを用いて経営改善の議論がしやすくなったことや、分析するためのデータの前処理時間を削減できたことなど、様々な効果が得られました。ぜひ皆様のクリニックでも活用できたらという想いで記事を書いていきます。
ご参考ください。
クリニックの経営分析とは
まずは、経営分析とは何かということですが、「自社の経営状況をデータを用いて分析し、経営の改善に役立てること」と一般的には言われます。
”分析”という言葉から「現状を把握すること」が目的に置かれがちですが、あくまでも改善することが目的です。
つまり、以下の経営を改善するために、PDCA（Plan（計画）→Do（実行）→Check（測定・評価）→Action（対策・改善））を効率的に回すことが経営分析の目的です。
”可視化”を表記したのは、現状を把握してから課題を抽出しやすくするためにはデータを可視化した方が良いからです。
”可視化”は経営のPDCAを回す上で、必要ないと思われるかもしれませんが、グラフやマッピングなど可視化することで潜在的な課題が見つかることもあるため、行うべきだと考えています。
クリニックの潜在的な課題例
- 患者さんの住所情報を地図へプロットすることで、来ていないエリアを特定できた
- 非常勤医師は患者さんからの人気はあるが、1日に診ている患者さんの数は少ない
- 木曜日の患者さんの数が少ないと頭では思っていたが、金曜日も同水準だったため、看護師のシフトを決める際に木曜と金曜を2名体制から1名体制にした
以降は下記のように定義し、記載します。
①現状の経営状況を把握し分析することで自院の課題を抽出すること ＝ 経営分析
②対策を実行し、その効果測定まで行うこと ＝ 経営改善
クリニック経営において経営分析が必要な理由
では改めてなぜ経営分析が必要なのでしょうか。
昨今クリニックの数も多くなり、差別化のために他院との違いを患者さんに認識してもらいながらクリニックを運営をする必要性が高まっています。
他院の状況を詳細に知るのは難しいですが、少なくとも自院の状況を客観的に見つめ、上述のような経営のPDCAを効率的に回しながら、改善する動きが求められています。
その際に、よくある失敗話として耳にするのは、経営改善のみを行ってしまうケースです。
都度発生する問題に対して対策を検討し、実施していく経営になっていると、後手にまわったり、問題の本質を解決できないままになっているかもしれません。
時間的なリソースが限られている先生が、電子カルテや会計ソフト等の種々の情報を取り出し分析をするのは難しいと思いますが、クリニック運営を存続していくには現状を把握し、客観的なデータに基づいて課題を抽出しておくことが重要だと考えます。
つまり、経営改善の前に経営分析をする必要があるということです。
経営分析は課題抽出が最重要ポイント
先述の通り、最終的な目的は「経営を改善するための対策を実行すること」です。
その対策を感覚的にやってしまったり、あるいは都度問題が発生してから対策を行うという都度対応にならないためにも、現状を把握した上で、課題を抽出することが最重要だと筆者は考えています。
筆者がこのように考える最大の理由は、課題がはっきりしない段階で対策を検討しても、結局手戻りが発生するということです。
例えば患者数が増えないことが課題であるとしても、初診患者なのか再診患者なのかによっても対策は変わります。
初診患者であればクリニックの認知度を高めるために診療案内のチラシを配るなどの対策が考えられますが、再診患者であればリピート率向上のためにフォローLINEを送る、次回の予約を診療時にとるなどの対策が考えられるように、課題が初診患者が少ないのか、再診患者が少ないのか、これを明確にする必要があるということです。
これは簡単な例ですが、課題を明確にすることは対策の対象を定める上で最も重要です。対象が定まらない対策は効果も測定しにくいですし、結局の費用対効果も低くなります。
ですので、課題を抽出することが経営分析において非常に重要なポイントです。
クリニック経営の課題抽出のためには可視化が重要
では最後に、その課題抽出をするために必要なことは何でしょうか。
それはデータを整理した後、人間にも認識しやすいように可視化しておくことだと考えます。
もちろん、先生が日々の経営をしている中で、頭で把握している課題の仮説を持ち、その仮説が本当に存在するかの裏付けのためにデータを探りに行く動きが重要です。
一方で、人間の頭の中だけで考えるには限界があります。そのため、日々のデータや推移などを常に可視化しておき、課題を発見する見方も重要です。
つまり、可視化されたデータを常にモニタリングしておき、変化にいち早く気づくことも経営者の役割ということです。
また、課題抽出は経営者のみの業務ではありません。現場で働くスタッフも日々現場の中で課題に感じていることは必ずあります。それは経営へのインパクトが小さいものから大きなもの、言語化されたものからもやもやしたものまで、種類は様々ですが、少なくとも課題のヒントをスタッフの方々は持っているということです。
課題抽出が経営層の仕事と考えず、積極的にスタッフの声に耳を傾けることが課題抽出には必要です。
そして、こういったスタッフに現状を理解してもらう上で、データの可視化は有効です。
スタッフの感じる課題が本当に存在するのか、経営に対してどのような影響があるのかを説明する上で、可視化されたデータは客観的であり納得感も醸成されやすく理解が得られやすいということです。
また課題の解決に現場スタッフの協力が必須なことが多いため、課題抽出の段階からスタッフを巻き込んでおくことで、スムーズなクリニック運営が可能になると考えます。
まとめ
経営分析の目的は、様々な経営状況をデータで分析し、改善に役立てることです。経営の改善において解決策や手段、施策が重視される傾向にありますが、実は重要なのは課題を抽出することだと考えます。
それは課題が明確でない、不明瞭な場合に、いくら施策を打っても、問題が起こってからの対応や都度対応になりがちで、根本の課題解決になっていないケースも見受けられます。
では課題を抽出するには、何が必要か。
それは先生が課題の仮説をもち、データによって検証する動きがまずは重要です。一方で、自分の頭の中だけでは限界があるため、日々のデータを可視化してモニタリングすること、そしてその変化にいち早く気づくことが経営者の役割だと思います。
また、課題解決のためには現場スタッフの協力が必須です。協力を得やすくするためにも、課題抽出の段階から積極的にスタッフを巻き込み、客観的なデータを示しながら納得感を醸成することで、経営改善の効率を高めるようにしましょう。
ダッシュボードサービスのご案内
最後に、筆者はクリニックの事務長業務を経験し、様々な経営指標を分析してきました。
データが散らばっていたり、意図したまとめ方がすぐにわからないなど様々な分析業務の非効率さを味わってきました。
そこで経営分析をしようにも、まず何からしたらいいかわからない方、データの前処理が面倒だと感じる方に対し、経営分析が簡易的にできるツール、メディカルボードを開発しました。
今後も使い方を開発しより良いツールにバージョンアップしていく予定ですが、少なくとも皆様の、電子カルテやレセコンのデータをエクセルにまとめたり、どのように可視化するのかを考える時間を削減したいと思い本ツールを開発しました。
是非一度使ってみてください！お問い合わせお待ち申し上げます。
