クリニックの事務長代行とは？利用する際のメリットを解説

「採用で応募が全く来ないため困っている」
「もう少し集患をしたいが、何から対策すべきか教えてほしい」
「DX加算の対応・新しいシステムの導入など、対応できていない部分を誰かに任せられたらうれしいが、雇うまではない」
「以前コンサルに依頼をしてみたが、結局現場への落とし込みは自分たちでやっており大変」

このようなお悩みをよく伺います。

開業医としてクリニックを運営していく中で、診療だけでなく経営を見ることも非常に重要です。

経営を見るとは、クリニックの経営数値を見るだけではありません。クリニックの収益やコスト面の改善をし、また日々の診療を支えるスタッフの管理・採用を実施し、さらに診療報酬改定やクリニックDXとして業界の流れに対応するために診療の仕方や設備・システムの整備する、など、多岐に渡って状況確認と対策の実施が必要になります。

一方、クリニックが大きくなるにつれて院長が一人で対応できる範疇を超えてくるため、こういった業務も一定誰かに任せる必要が出てきます。

しかしこれら業務は、先生でも手を焼く内容であり誰にでも簡単に依頼ができる業務ではないため、結局自分でやらないといけない、またスタッフに依頼をしてもスタッフがうまく対処できずにそのままになってしまっている、というお話はよく耳にします。

そこで弊社では、こういった課題の解決を現場で実行できる人がいないというお悩みに対し、経営・集患・人事労務などを現場で実行する事務長業務代行サービスを立ち上げました。これにより、院長が経営判断と診療に集中できる環境を作ることを目指しています。

今回はその中でも、クリニックの事務長業務を外注するメリットについてご説明します。

事務長代行サービスとは？

事務長の主な業務内容

事務長代行サービスとは、クリニック経営における様々な意思決定の業務を、外部の専門業者に一部委託することで、院長や事務長の意思決定業務の負担を減らしたり、また外部業者の専門的な知見を活用し効果を最大化するサービスです。

そもそも事務長業務と言っている内容についてですが、事務長業務は、「経営戦略・分析」「集患」「人事・労務」「HP・デザイン」「医療事務業務」などの業務を指しており、もちろん院長が対応をされているケースもあります。

経営戦略・分析としては、新規診療メニュー立上げや、DX・ITシステムの導入、分院展開の検討、煩雑な業務の効率化検討などを行います。新規診療メニューや分院展開などでクリニックの新しい売り上げを作ったり、またはシステムの導入や業務の効率化によりコストを抑える効果を見込みます。

患者さんにより良い医療を届けるために、必要な業務となります。

集患について

集患としては、Web集患、HP改善、チラシ費用対効果の見積もりや、再診患者がなぜ離脱しているかの分析などを行います。

Web集患では、SEO対策やWeb広告を実施することで、Webで検索してクリニックを探す患者さんの予約数増加を目指します。次にHP改善では、患者さんが求めている情報に辿り着けずに途中でページを閉じてしまうというもったいない状況を回避するために、HPでの伝え方を改善します。

チラシについても、どういった患者さんに向けたチラシかを把握し、現状の患者さんの来院状況を分析し、どのエリアに何枚撒くと、費用対効果が一番高いかを推定することで、チラシ配布効果の最大化を狙います。

また再診患者の離脱分析では、例えば慢性疾患の患者さんなどが外来をドロップアウトしてしまうケースがありますが、その患者さんを電子カルテの情報から抽出し、その中からアプローチする患者さんにはメールや電話などを実施することで、必要な患者さんに必要な医療を届けます。

人事・労務について

人事・労務としては、採用媒体運用、面接実施、医師別の処置分析により非常勤医師の給与設計、人事面談などを行います。

採用媒体運用では、様々な採用媒体に求人を出しますが、求人の文言を改善したり、またスカウトメールが送れる媒体では目ぼしい方にアプローチをしたりすることで、応募数を増やすことを目指します。

また応募数が増えた場合には面接に時間がかかりますが、目ぼしい応募者をスクリーニングするために面接を代行します。また非常勤医師の給与を設定するために「各医師が何件患者を診ていて、処置をちゃんと実施して売上に貢献しているか」を分析することも実施します。

さらに、スタッフの将来についての悩みや不平不満などを解消するために、人事面談を行います。

ホームページ運用について

HP・デザインとしては、HPの改修や、チラシの作成・院内POP制作などを行います。これにより、集患の効果を最大化します。

医療事務業務としては、返戻・査定管理や施設管理基準の対応、医療事務業務の効率化などを行います。返戻・査定管理や施設管理基準の対応により、必要な売り上げを確保します。またスタッフさんの業務を効率化することで、業務のストレスを少しでも削減し、働きやすい職場にしていきます。

これら業務には専門性が高い業務も存在するため、手探りでやっている内容がある場合、事務長業務代行サービスを活用してみるのも手ではないでしょうか。

事務長代行を外注するメリットとは？クリニックの課題解決に有用な理由

事務長業務に困っているクリニックの特徴

事務長業務を外注する必要性をご説明いたします。先述の通り、事務長業務は、意思決定に応じて売上が減収してしまうため、重要な業務です。
では、まず、どのようなクリニックが事務長業務を外注するとメリットがあるのでしょうか

①集患を試しているが来院に繋がっていないクリニック

人通りが多い道に面したクリニックでは看板を作成することで集患がうまくいく場合もありますが、例えばビルの上層階に位置するクリニックなどはそうもいかないため、リアルな集患対策だけでなく、Webでの集患が必須になります。

Web集患といっても、キレイなHPを作るだけでは、HPの中側は良くても、外側（新規の患者さんがHPにたどり着く導線）が整備されていない場合は対策としては不十分です。

Web集患としてはHPだけでなく、「検索した際にHPが画面の上に表示されるようにするSEO対策」や、「GoogleMapにて患者さんがクリニックの情報を得られるようにしたり、検索された際の順位をあげるMEO対策をする」、また「SEOで対策が難しい検索ワードに対してWeb広告を出稿する」などの対応が必要になります。

ただ、SEO対策やMEO対策、Web広告の出稿などは専門的な知識が必要となる分野です。院長や事務長でも調べながら対応ができる場合もありますが、その場合には効果が出るまでに時間やお金が余計にがかかってしまうという可能性もあります。

具体的には、「SEOで対策ができている検索ワードにも重複してWeb広告を出してしまい、無駄な出費になってしまった」、「SEO対策は実施しHPは見られるようになったが、来院目的ではなく情報収集目的でHPを見られるだけで、来院につながらない」などの可能性が挙げられます。

Webで情報を調べれば何でもできる、と考えられるクリニックもありますが、Web集患に関するノウハウはあまりまとまっていなかったり最適な対策方法も日々更新もされるため、間違った方法で無駄なお金や時間を費やしてしまうリスクがあります。このような院長や事務長の専門外の分野である集患においても費用対効果を出していくことが重要です。

②スタッフがすぐやめてしまうクリニック

次に、採用したスタッフの定着率が良くないクリニックの場合です。

スタッフの離職はライフステージの変化などやむを得ない理由もありますが、この離職が高頻度で発生してしまう場合には内政面で何か問題がある可能性もあります。内政面の問題とは、「人間関係」「労働環境」の問題が主として挙げられます。人間関係では、「陰口が多い」「意見が言いづらい雰囲気である」などがあり、労働環境では「業務量や残業が多い」「昇給がほとんどない」などがあります。

スタッフの定着率が高くない場合には、新しい方を再度採用するために費用がかかりますが、その他にも、そのスタッフの離職により特定のスタッフへの業務負荷が高くなり、さらなる離職に繋がってしまうなど悪循環に陥る可能性もあります。

採用でスタッフさんを集める以外にも、チームワークがしやすい環境づくりや、業務量が偏らないよう教育・業務分担をするなど、日ごろから組織体制を整えることが重要です。

③診療範囲の拡大に対して人材が足りていないクリニック

最後に、クリニックの対応範囲がどんどん拡大していく中で、それに応じた人材が足りていないクリニックです。分院の展開や新規事業の立上げなどが発生した場合、院長などが忙しい際には事務長が対応しなければならない場合もありますが、これまでに経験したことのない分野であるために適切な対応が難しく、最悪の場合には失敗してしまうリスクもあります。

こういった診療範囲の拡大で発生した新しい分野に対しても、意思決定をしていくことが重要です。

上記３つのクリニックの課題は、「専門外の分野で費用対効果を出していく」「人間関係や労働環境を整える」になると考えます。

なぜ上記課題が改善されづらいのか

なぜ上記課題が改善されづらいのかを説明します。それは以下の理由より、自分たちでは対応がしづらいからだと考えられます。

・専門外のことを勉強しながら「やり遂げたこと」に満足してしまい、効果を詰め切れないため
・これまでの関係もあるので嫌われるのを避け、言うべきことを言えないため
・これまでの労働状況が「普通」と感じてしまい、おかしいと感じないため

これより、やるべきことを忖度なく「やるべき」と言える人材がいないため、このような課題が改善されづらいのだと考えています。

事務長業務を外注するメリット：専門知識がある・客観的な視点・クッション役になる

これまでの延長線上で業務を実施していると、「専門外の分野で費用対効果がでない」「人間関係や労働環境に対して不満が出て離職リスクが高まる」など様々な問題が出てきます。
これら問題を解決する手段としては、専門人材を採用することもできますが、そういった人材をなかなか採用できない場合やそこまで費用をかけられない場合もあります。そこで外注を検討する余地はあると考えます。

事務長業務を外注するメリットは以下であると考えます。

・専門家を活用できる
・客観的な視点が得られる
・雇用コスト削減
・外部人材だから相談・トラブルへの介入もしてもらいやすい
・医師が業務を行っている場合、診療等の医師にしか出来ないことへシフトできる
・急な離職にも耐える体制がつくれる
・外注先企業のノウハウを蓄積し、自前で回せる土台をつくることができる

事務長代行を提供する企業は、専門的なノウハウやスキルを持ち合わせていることはもちろん、外部の人材のため人間関係への介入をしたり、離職を考える前に現場スタッフの悩みを相談出来るというメリットもあります。業務の外注以外に、そういった体制づくりのために代行を活用することも考えられると思います。